KTS

Tabte fakturaer hører fortiden til
Regnskabschef Peter Lyngsø, KTS


Hvad er jeres behov?
“At få frigjort ressourcer, at gøre op med tabte fakturaer og at spare arkiveringsplads”.

Siden 2005 har alle offentlige myndigheder i stat, amter og kommuner benyttet elektronisk fakturering. For KTS har elektronisk fakturering været et frivilligt tilvalg.

“Faktureringsprocessen før BatchFlow var tung og gammeldags,” forklarer Peter Lyngsø. “Hvert bilag krævede forudregistrering, fik et forklæde på, blev sendt til den ansvarlige bestiller, som skulle godkende fakturaen. Den fysiske faktura blev så sendt til os, betalt og arkiveret i fem år. Med 20.000 indkommende og 7.000 udgående fakturaer om året, og ni kontorer hvor dette foregår, er det et område, hvor vi kunne hente en del besparelser. Men det krævede et system, der kunne modtage fakturaerne. Og gerne et system, der var intuitivt, nemt at bruge og billigt.”
 

Hvorfor valgte KTS BatchFlow?
“BatchFlow har et standard modul, der passer til vores behov, og så er systemet intuitivt”

“Mine kolleger, der skal godkende fakturaerne, skal ikke udsættes for at bruge et komplekst system,” fortæller Peter Lyngsø. “BatchFlow er intuitivt og nemt i brug. Faktisk havde BatchFlow et standard modul, som fuldt ud levede op til vores krav. Det skulle heller ikke være besværligt at implementere, og også her er BatchFlow toppen i klassen. Vi har brugt systemet siden 2005 og er stolte af, at vi har været med til at udvikle, hvordan BatchFlow ser ud i dag. Jeg tvivler ikke på, at vi har valgt det rigtige system. Alle, der arbejder med BatchFlow, er glade for det.”
 

Hvilke erfaringer har I gjort jer?
“Forandringer møder altid lidt modstand i starten, men BatchFlow gør, hvad det lover, og mere til.”

“Vi er kommet i mål med de krav om effektivitet og besparelser, vi havde fra starten,” siger Peter Lyngsø. “Det, der især gør mig glad som regnskabschef, er at BatchFlow har gjort, at vi har mere tid til overs til at kontrollere fakturaerne, og vi har dermed øget kvaliteten af processen. Vi kan trække en masse data ud af systemet. Faktisk mere, end jeg har regnet med. Det gør, at vi i dag har godt styr på vores cash flow.”
 

Kort om: KTS
Med omkring 600 ansatte, mellem 15.000 og 20.000 elever og en omsætning på en halv milliard kroner, er Københavns Teknisk Skole, KTS, én af Danmarks største tekniske skoler. Skolen blev etableret tilbage i 1863 og er dermed også en af landets ældste skoler. Fællesadministrationen findes på hovedkontoret i Valby. Derudover råder KTS over ni filialer spredt udover Hovedstadsområdet, som hver især har en decentral administration.