Leman

Vi ved nu, hvad vi tjener på de enkelte ruter 
Økonomi- og IT-direktør Morten Rasmussen, Leman


Hvad er jeres behov? 
“At standardisere håndteringen af fakturaer, at få et samlet overblik.”

Leman får 350.000 fakturaer om året fra 3.500 leverandører. Én faktura kan have flere personers godkendelse. Der er 400 medarbejdere involveret i håndteringen, og før BatchFlow var der ikke en standard for, hvordan fakturaerne blev håndteret. Det skulle der komme styr på.

“Desuden manglede vi et samlet overblik,” siger Morten Rasmussen. “Opgaven var at systematisere processen, men på en måde, så risikoen for at lave fejl var minimal. Vi har 350 mennesker der sidder med ansvaret for at godkende fakturaerne, men som ikke nødvendigvis har det store bogføringskørekort. Derfor var det vigtigt for os, at det system, vi vælger, tillader kontrolfunktioner, fx at der altid skal være en tekst på en kontering, et kontonummer skal altid have et vist antal cifre.”
 

Hvorfor valgte Leman BatchFlow?
“BatchFlows dataløftningsfunktion er bedst.”

“Vi sammenlignede tre løsninger og valgte til sidst BatchFlow”, siger Morten Rasmussen. “Dataløftning af fakturaerne er et vigtigt kriterium for os. Da vi startede, fik vi stadig langt de fleste fakturaer på papir, mange af dem printet med en matrixprinter, som gør det vanskeligt for en scanner at aflæse oplysninger. Derfor var dataløftningsfunktionen afgørende.”
 

Hvilke erfaringer har I gjort jer?
“Vi oplever en kæmpestor tidsbesparelse og har fået konkurrencefordele.”

“Vi har regnet ud, at vi, sammenlignet med før vi brugte BatchFlow, har sparet tid, der svarer til 7, måske 8 medarbejderes arbejde,” siger Morten Rasmussen stolt. “En mindst lige så stor gevinst er, at kvaliteten af vores data er blevet meget bedre. Vi tilbyder mere end 200 ruter til vores kunder. Før i tiden estimerede vi, hvad en rute kostede os; nu arbejder vi med de reelle tal. Det giver os en konkurrencefordel, fordi vi kan prissætte vores ruter i forhold til, hvad de reelt koster, og hvad vi skal tjene på dem.”

“Når man starter et projekt af dette omfang op, skal man have is i maven,” siger Morten Rasmussen. “Vi har haft vores børnesygdomme ved implementeringen af systemet, og her på afdelingen fik systemet et mindre flatterende kælenavn: BitchFlow. Det nytter ikke noget at give op og acceptere, at nogle bruger det gamle system. Nu, 5 år senere, er systemet fuldt accepteret af alle og uundværligt for virksomheden.”

De gode erfaringer vi har fået har medført at vi efterfølgende har implementeret BatchFlow i vores øvrige landekontorer i Sverige, Norge og England. Disse mindre kontorer har kun en beskeden økonomifunktion. Men da systemet ligger på en central server sammen med vores økonomisystem Axapta er vi ved ferie og sygdom i stand til at viderebearbejde de konterede og godkendte fakturaer i vores økonomifunktion i Danmark. Disse synergien var utænkelige før BatchFlow blev implementeret.
 

Kort om: Leman
Leman er etableret i 1900 og er et navn, som er kendt på de danske motorveje takket være Lemans genkendelige lastbiler. Speditionsfirmaet, som beskæftiger mere end 600 medarbejdere i Danmark, Sverige, Norge, Finland, England og USA, tilbyder deres kunder transport til lands, vands og i luften – samt lagerplads. Virksomheden har en omsætning på 1,5 milliarder, og en væsentlig del af økonomi processen bliver centralt styret fra hovedkontoret i Greve.