BOGFØRING
BETALING
GODKENDELSE
MODTAGELSE
der kan digitalisere og automatisere dit fakturaflow
Vi vil anbefale, at du starter med at tage stilling til, hvad du vil bruge systemet til, og hvad dine succeskriterier er. Hvad skal digitaliseres, i hvilket omfang og hvad er besparelsespotentialet?
Det gør du blandt andet ved at få skabt et overblik over:
Godkendelsesprocessen i en digitaliseringsløsning er uhyre vigtig. Hvis det er skruet godt sammen, giver det et fleksibelt, meget effektivt og sikkert flow for godkendelserne.
I bund og grund handler godkendelse af fakturaer om at kunne sige ja eller nej til en faktura. Spørgsmålet er så, hvem der skal kunne sige ja eller nej.
Noget af dette handler om interne godkendelsesprocesser og strukturer, men vi kan heller ikke komme uden om, at det også handler om revisionslogning af alle bilagsgodkendelser.
En digitaliseringsløsning skal derfor indeholde funktioner, der automatisk sikrer logning af, hvem der godkender hvad og hvornår således, at der er dokumentation på dette, blandt andet også af hensyn til revision.
Endelig handler det også om, at den nye bogføringslov stiller øgede krav til dette.
Helt lavpraktisk handler et fleksibelt, effektivt og sikkert godkendelsesflow om blandt andet at tage stilling til:
Sidst, men ikke mindst, er det en god idé, at gennemgå godkendelsesprocessen regelmæssigt, både i forhold til personer, beløbsstørrelser m.m.
Det siger næsten sig selv: Betalingsdelen er et uhyre vigtigt element af en digitaliseringsløsning. Det handler ikke kun om at få betalt det korrekte beløb, men i høj grad også om at få automatiseret selve betalingsprocessen.
Når vi først har gang i digitaliseringen i form af modtagelse af fakturaer, godkendelse af disse samt bogføring af bilagene, kan du lige så godt få automatiseret betalingsdelen i samme moment.
På den måde kan der høstes konkrete fordele i form af effektivisering af betalingsprocessen samtidigt med, at der er styr på godkendelsen af betalingerne.
I lighed med trin 2, der handler om selve godkendelsesflowet omkring bilagene, så handler trin 3 også om godkendelser – det er bare relateret til betalinger.
I princippet kan de fleste betalingssystemer stort set sættes op til at kunne betale hvad som helst helt automatisk.
Det er derfor vigtigt, at der blandt andet bliver taget stilling til:
Igen er det også her en god idé, at lave regelmæssig revision på godkendelses-processen i forhold til ledelseskontrol, hvem har prokura, beløbsstørrelser m.m.
Fjerde og sidste trin i denne guide handler om, hvad du skal være opmærksom på i forbindelse med bogføring af fakturaer som en del af digitaliseringen.
Hvis du for øvrigt undrer dig over, hvorfor at bogføringen først kommer efter betalingen af fakturaer, så handler det om, at det er mere optimalt at køre processen i en samlet batch frem for at køre særskilte batches før og efter betaling.
En anden god grund til, at bogføringen først kommer efter betalingen, drejer sig om at basere bogføringen på basis af betalingerne fra banken.
På den måde kan fejl, som følge af eventuelle manuelle bogføringsfejl eller fejlscanninger, fanges inden den endelige bogføring og ekstraarbejde kan undgås.
Det vigtigste element i forhold til digita-lisering af bogføringen af fakturaer, drejer sig om, at du altid skal bruge kontoplanen i jeres økonomisystem.
Mere detaljeret kan det handle om kontering af projekter, kostcentre og lignende.
Altså skal økonomisystemets kontoplan altid være kilden i enhver form for replikering af data uanset, hvad du måtte bruge af scanningsmotor eller app’s til at håndtere udlæg, kørsel, løn eller andet.
Som regel er denne opsætning noget, der skal opsættes en gang for alle på tværs af systemer og app’s. Dog kan det være, at brugere af eksempelvis omkostningsapp’s skal instrueres i, hvilken konti, der skal kobles på de omkostninger, som der bliver scannet bilag på.
Vi er nået til enden af denne guide, og vi håber, at den har været med til at give inspiration til, hvordan du enten kan komme i gang med digitalisering af dit fakturaflow eller få optimeret din nuværende digitaliseringsløsning.
Uanset om det er det ene eller det andet du skal i gang med, vil vi anbefale, at du starter med at analysere, hvor det største besparelsespotentiale er i dit fakturaflow.
Derfra gælder det om at komme i gang med arbejdet med at få digitaliseret.
