Referencer

Future Group er en finsk value-added software distributor tilstedeværende i 36 lande. Fokus er på at skabe værdi for forhandlere gennem partnercentrerede løsninger og markedsudvikling.

FutureLink leverede mere, end vi forventede – og forstod vores forretning fra dag ét

Som international software-distributør med aktiviteter i 13 lande havde denne organisation brug for en løsning, der kunne understøtte både lokale finansielle processer og en voksende, kompleks forretningsmodel.

Med flere forretningskanaler, skiftende workflows og stigende krav til automatisering stod det klart: Fakturahåndtering kunne ikke længere basere sig på manuelt arbejde og spredte processer. Målet var at skabe et pålideligt end-to-end flow – der dækker både kreditorfakturaer og service-/varefakturaer – samtidig med at fejl reduceredes og den interne kontrol styrkedes.

Behov for sammenhæng og automatisering

Virksomheden kørte flere ERP-udviklings- og implementeringsprojekter, introducerede nye processer og skulle understøtte nye forretningskanaler. Samtidig skulle økonomi og salg være synkroniserede, og kunderne krævede strukturerede data relateret til softwarelicenser.

Det, der manglede, var en løsning, der kunne håndtere hele faktura-rejsen:

Direkte import af fakturaer til ERP-systemet SAP BusinessOne
Automatiseret behandling med minimal manuel indsats
Et klart godkendelsesflow med beløbsgrænser og roller
Dokumentation og sporbarhed på tværs af lande

FutureLink forstod kravene med det samme

Fra start viste FutureLink en dyb forståelse for Future Group’s specifikke processer og forretningsbehov. BatchFlow blev leveret til tiden – og overgik forventningerne, som Alena Járová, Business Controller, beskriver:

”FutureLink kunne levere mere, end vi forventede. Alt kørte som planlagt – og løsningen integrerede problemfrit med vores ERP-system.”

Brugervenligt godkendelsesflow – for både bogholdere og godkendere

En af succeskriterierne var godkendelsesprocessen, der blev beskrevet som intuitiv og nem at bruge – ikke kun for økonomiteamet, men også for ledere, der skulle godkende fakturaer. Dette gjorde dagligdagen mere effektiv og sammenligninger på tværs af workflows langt nemmere.

Support, der føles som en del af teamet

Ud over implementeringen fremhæves FutureLinks support som en stor styrke:

Der var ingen afbrydelser fra go-live til daglig drift, og supporten forblev sammenhængende, personlig og forretningsorienteret.

”Der er et menneske bag supporten – som kender vores processer og vores forretning.”

FutureLinks team er proaktive med at foreslå workarounds, rette fejl hurtigt og tilpasse løsningen, så den passer perfekt.

Klart samarbejde fra start til slut

Fra indledende salgsdialog til levering og implementering var alt gennemsigtigt og velstruktureret.

Future Group sætter særligt pris på, at FutureLink støtter løsningen på langt sigt – ikke kun ved lanceringen:

”FutureLink holder, hvad de lover. De leverer løsninger og support på samme måde efter go-live som i begyndelsen.”

Støtte til ét ERP på tværs af landegrænser

Med et moderselskab i Finland og lokale godkendelseskrav i flere lande var det afgørende at have ét ERP-setup understøttet af strukturerede faktura-workflows.

Løsningen forbinder nu kunde- og leverandørportaler, BatchFlow og ERP i én sammenhængende proces.

Teamet i Futurelink takker for positiv feedback, og det fremtidige samarbejde.

Suprabeam A/S udvikler og producerer transportabel premium LED belysning til både industrielt brug og outdoor-entusiaster. Hovedkontoret ligger i Aarhus, Danmark, hvor salg, supply chain, R&D og lager er samlet. Suprabeam har en stærk international tilstedeværelse med et omfattende partnernetværk samt datterselskaber i Frankrig, Sverige og Schweiz.

Forretningsperspektivet og fleksibiliteten, vi behøver!

Den effektive og sikre SAP-integration hos Suprabeam A/S tilvejebragt med indsigt og forretningsforståelse udover det sædvanlige.

Da Suprabeam A/S skulle opgradere deres IT-miljø, valgte de samtidig at implementere BatchFlow fra FutureLink som en integreret del af deres SAP Business One-løsning. Beslutningen om at anvende BatchFlow blev truffet allerede i planlægningsfasen, hvilket sikrede en hurtigere og mere smidig integration. Jan Risbank var ansvarlig for leverancen og fungerede som gennemgående ERP-konsulet på projektet.

“Fra dag ét har Jan sat sig grundigt ind i vores virksomhed og behov, hvilket har resulteret i løsninger, vi ikke selv havde overvejet. Som en mindre virksomhed er det afgørende, at vores ERP-system fungerer, når det er rygsøjlen i vores forretning. Jan har været en uvurderlig partner – ikke kun på grund af sin dybe systemforståelse, men også fordi han formår at præsentere forskellige løsninger, der giver reel værdi for os.” – fortæller Michelle Boejer, Managing Director hos Suprabeam A/S om projektet.

BatchFlow er en digital bilagshåndteringsløsning, der bygger på SAP’s standardintegrationer og mange års gennemprøvet teknologi. Systemet er designet til at kræve minimal vedligeholdelse og sikrer samtidigt høj sikkerhed og ydeevne. Dataudvekslingen foregår via SAP’s Service Layer, hvor certifikater garanterer, at data overføres sikkert og stabilt. Når en faktura håndteres i BatchFlow, gemmes den også automatisk som et PDF-bilag i SAP, hvilket gør det enkelt og effektivt at overholde den digitale bogføringslov.

Med Batchflow har Suprabeam A/S fået en løsning, der kombinerer performance og sikkerhed, samtidig med, at den forenkler den digitale bilagshåndtering og øger modstandsdygtigen over for digitale trusler. Den fremtidssikrede løsning understøtter virksomhedens vækst og internationale drift.

Teamet i Futurelink takker for positiv feedback og ser frem til fremtidigt samarbejde og partnerskab.

K7-Group består af 3 værdiskabende virksomheder til industrien: Kjærgaard A/S, SR Pack A/S og Møn Maskinbyg. De 270 medarbejdere bidrager med at skabe innovative løsninger til industrien gennem 24/7 service, innovation, el-installation, energioptimering, IT-løsninger, konstruktion, automation, robot og vision. Siden overgangen fra XAL har K7-Group anvendt Uniconta og Batchflow.

Nu mere end 80% af bilagene på EAN motoren!

Og med 150-180 indkøbsfakturas pr. dag i blot det ene af K7 Group 3 selskaber, så kender CIO/CTO Lars Peter Ladbye-Hansen værdien af optimering.

“Når vi slipper en indkøbsfaktura, så har den også opdatere indkøbet og bogført det i uniconta – det er en optimering, som sparer flere processer”.

Konverteringen fra XAL til Uniconta har medvirket til forbedrede flere interne processer og her faldt valget på Batchflow fra Futurelink Solutions til bilagshåndteringen fra indkøbsordre til leverandørfaktura.

Lars Peter udtaler “Batchflow har væsentligt færre klik, og projektnr. danner vores indkøb” Der er fokus på processen, som danner indkøb, der skal godkendes hos projektleder og gerne så automatiseret som muligt. Valideringen og godkendelsen på projektnummer betyder sikkerhed internt for indkøbene og den efterfølgende udfakturering. Medarbejderne roser brugergrænsefladen på webversionen og funktionen med “ferie” og den alternative godkender sikrer, at der ikke opleves flaskehalse i godkendelsesprocessen.

Derfor har det stor betydning, at Batchflow kører opgaven og indkøbet færdigt i Batchflow, for derefter at dele det med Uniconta.

Den brede funktionalitet i Batchflow har værdi for de andre selskaber i K7, som flere bruger samme løsning og medarbejderne kan arbejde på tværs af selskaberne. Eksempelvis det ene selskab, som har mange indkøb udført af medarbejdere og godkendt af projektledere, og det andet hvor en central indkøbsfunktion forestår indkøbene.

Lars Peter oplever samarbejdet med support og konsulenterne hos Futurelink, som åbent, modtageligt for ideer og der sørges altid for tilbagemeldinger.

I spørgsmålet om gode råd til andre kunder, så anbefaler Lars Peter:

Opsæt automatiske flow hvor Batchflow selv laver konteringsflow med omkostningerne og der er styr på hvem der godkender hvad. Samtidig med at det kun er afvigelser, der skal bruges tid på.
Foretag en grundig forberedelse overfor leverandørerne, så man kan køre e-delivering, altså ean eller peppol pga. sikkerhed og økonomi.

Teamet i Futurelink takker for positiv feedback, og det fremtidige samarbejde.

INVITA har i mere end 50 år leveret flere end 500.000 personlige køkkener. INVITA’s 21 butikker indgår, som franchisebutikker, i den svenske børsnoterede koncern Nobia, som ejer 15 andre europæiske køkken brands.

Intercompany løsning med mange interessenter sikrer større driftssikkerhed og gennemsigtighed i sagsbehandlingen.

“Den automatiske kontering og udsendelse i godkendelsesflowet samt håndteringen af vores elektroniske intercompany fakturaer giver stor værdi i butikkernes dagligdag” svarer Camilla Baggersgaard, som er økonomiansvarlig i Invita Århus, i spørgsmålet om anvendelsen af Batchflow.

Camilla uddyber, at de i butikkerne har haft mange ønsker, og at det meste kunne lade sig gøre. Og giver dette råd til andre butikker som skal i gang med Batchflow: “Hvis der er det mindste, som man tænker kunne være rart for at lette hverdagen, så spørg hellere én gang for meget. Futurelink er rigtig gode til at finde løsninger for kunderne”

Samspillet mellem 21 selvejende Invita butikker og moderselskabet Nobia bliver varetaget af Ilona Liepina, som er Senior Project Manager og dedikeret til projektet. Opgaven med ensartet opsætning og bedre integrationer, er afgørende for udbyttet med større driftssikkerhed og gennemsigtighed i sagsbehandlingen. Butikkerne opnår forenkling af dagligdagen med automatiserede og dokumenterede processer, samt færre manuelle bogføringsrutiner.

“Samarbejdet med Futurelink er super godt, venligt og imødekommende” fortæller Ilona, som giver butikkernes dygtige ildsjæle den afgørende projekt succesfaktor. Tillagt at forenkling af IT-systemlandskabet og fremtidssikringen i løbende opdateringer muliggør nemmere vidensdeling og mulighed for erfaringsudveksling og udvikling.

Projektet med et allerede godkendt “proff of concept” og noget at læne sig op af butikkerne imellem bliver varetaget af Christian Birkmann og team fra DataComfort som har leveret en helt ny Uniconta ERP platform til Invita kæden. Og her lægges der vægt på at alle koncerner ikke er ens og skal tilpasses leverandører. Det er Futurelinks motor som er stærkere og forretningsforståelsen er unik.

“Et produkt som kunderne kan vokse med og automatisere, jo mere man gør, jo mere sparer man” udtaler Christian Birkmann. Han uddyber, at har kunden modtaget en faktura på pdf, som kunne være sendt på OIOUBL – så er der en feature, som selv fortæller hvilke leverandører, der kunne bruge OIOUBL som er mere sikkert og billigere. Det burde være noget alle gjorde.

BabyDan udvikler, producerer og sælger sikkerhedsudstyr til småbørn i alderen 0-3. De 110 medarbejdere er fordelt i både Danmark og Englang. BabyDan med rødder tilbage i 1947, er en international virksomhed, som sælger 90% af produktionen til udlandet.

Vi har oplevet et kæmpe løft fordi vi har Futurelink ApS som partner

Et perfekt match mellem Sap B1 og Batchflow fra Futurelink.”

Sådan beskriver Økonomidirektør Kasper Berglund samarbejdet med Futurelink med levering og implementering af Batchflow integreret med SAP BusinessOne, og lægger samtidig vægt på at løsningen er intuitiv, simpelt og nemt samtidig med at kundeoplevelsen er helt særklasse.

For samarbejdet har udviklet sig fra fakturahåndtering til indkøbsordrematch og senest også PDF scan af BabyDan’s kunders indkøbsordre til automatisk oprettelse af salgsordre i SAP.

“Et fantastisk samarbejde” som Kasper beskriver det. Og uddyber med at undervejs i projektet har nærhed og tilgængelighed hos både udvikling, forretningskonsulent og salg medvirket til et transparent og dyrebart samarbejde. Hvor åbenhed omkring produkt roadmap, mulige work arounds eller ny funktionalitet drøftes og prioriteres med forståelse for udfordringerne. – Og feedback sker med det samme!

Kasper deler disse gode råd til andre kunder:

Når du er i et projekt, så dediker ressourcer, stol på folk og lav din kravspecifikation.

Kasper og BabyDan’s ambitionen for digitalisering er, at data fødes et sted og flyder igennem hele værdikæden på tværs af de forskellige forretningssystemer, tillægsløsninger og BI.

Teamet i Futurelink takker for positiv feedback, og det fremtidige samarbejde.

Brandfix A/S er en dansk beauty virksomhed, som arbejder med udvikling af brands og produkter til det europæiske marked. Virksomheden, som i dag har 25 ansatte, er bl.a. ejet af Dansk Ejerkapital og drives fra domicilet i Viby Jylland.

"Lettere kontering og er mere intuitivt end SAP B1"

Sådan udtaler CFO Lars Ole Kamp fra Brandfix om hvad andre SAP B1 kunder kan få glæde af ved at bruge Batchflow fra FutureLink Solution.

Lars roser også godkendelsesflowet med overblik for hvem har købt hvad, godkendelse af bilag og beløbsgrænser, som har sparet meget tid fra da det hele foregik på mail. Ligesom følelsen af at have ryggen fri som økonomichef. For med opsætningen af godkendelsesforløb og beløbsgrænser, så er det bestyrelsens opgave, at definere hvad eks. vis direktøren må godkende.

“Ubetinget en af de bedste IT leverandører vi har stødt på!” Sådan uddyber CFO Lars Ole Kamp fra Brandfix samarbejdet med FutureLink Solutions. For som add-on til SAP BusinessOne har Brandfix implementeret Batchflow. Lars roser især integrationen, som noget af det bedste. Grunden herfor skyldes at udviklerne hos FutureLink forstår ERP systemet SAP BusinessOne.

Teamet i Futurelink takker for positiv feedback, og det fremtidige samarbejde.

BE Installationer A/S med 120-130 mand er en moderne håndværkervirksomhed indenfor fagentrepriserne el og VVS. Der leveres entrepriser indenfor nybyggeri, samt serviceaftaler og løbende serviceopgaver fra hovedkontoret i Viborg og satellitterne Sunds, Sørvad og Skals.

Et nødvendigt onde vendt til øget digitalisering og daglig effektivitet!

“Overskueligt system, som er nemt at arbejde med!” Deler Brian Bryrup. som er administrerende direktør i BE Installation A/S. For tilbage til 2019 hvor Business Central sammen med Minuba ordresystem blev implementeret, blev det klart for Brian, at der manglede funktionalitet til bilagshåndteringen og godkendelsen af de mange indkøb hos El og VVS leverandørerne. Her købes der løbende ind på projektnumre, som skal fordeles på de forskellige projekter og opgaver.

Batchflow opleves af medarbejdere og ledelse, som et intuitivt og nemt system at benytte. For den daglige mail med bilag til godkendelse giver et effektivt løft, også når der er nye medarbejdere.

Ligeledes oplevede Brian, at FutureLinks medarbejdere fra starten af var gode til at møde ønsker om automatisering med ordrenummer og godkendelsesflow. Godkendelsesflowet sker også automatisk på beløbsgrænser, såfremt antal vareenheder på ordren passer, og ekstra godkender på de større beløb hos direktøren giver også ro i maven hos revisoren.

Supporten roses for at være tilstedeværende og nemme at få adgang til hvis der en sjælden gang opleves et nedbrud eller spørgsmål.

Brian deler dette gode råd til andre kunder:
“Få en snak med en anden kunde med samme setup af 3 systemer – som her Minuba, Business Central og Batchflow for at holde fokus på hvad der udveksles af data”

El og VVS branchen er kendt for den store mængde af indkøbsordrer og høje grad af digitalisering med faste varenumre og processer med indkøb og vareforsendelser.

Teamet i Futurelink takker for positiv feedback, og det fremtidige samarbejde.