Reference

Og med 150-180 indkøbsfakturas pr. dag i blot det ene af K7 Group 3 selskaber, så kender CIO/CTO Lars Peter Ladbye-Hansen værdien af optimering.

“Når vi slipper en indkøbsfaktura, så har den også opdatere indkøbet og bogført det i uniconta – det er en optimering, som sparer flere processer”.

Konverteringen fra XAL til Uniconta har medvirket til forbedrede flere interne processer og her faldt valget på Batchflow fra Futurelink Solutions til bilagshåndteringen fra indkøbsordre til leverandørfaktura.

Lars Peter udtaler “Batchflow har væsentligt færre klik, og projektnr. danner vores indkøb” Der er fokus på processen, som danner indkøb, der skal godkendes hos projektleder og gerne så automatiseret som muligt. Valideringen og godkendelsen på projektnummer betyder sikkerhed internt for indkøbene og den efterfølgende udfakturering. Medarbejderne roser brugergrænsefladen på webversionen og funktionen med “ferie” og den alternative godkender sikrer, at der ikke opleves flaskehalse i godkendelsesprocessen.

Derfor har det stor betydning, at Batchflow kører opgaven og indkøbet færdigt i Batchflow, for derefter at dele det med Uniconta.

Den brede funktionalitet i Batchflow har værdi for de andre selskaber i K7, som flere bruger samme løsning og medarbejderne kan arbejde på tværs af selskaberne. Eksempelvis det ene selskab, som har mange indkøb udført af medarbejdere og godkendt af projektledere, og det andet hvor en central indkøbsfunktion forestår indkøbene.

Lars Peter oplever samarbejdet med support og konsulenterne hos Futurelink, som åbent, modtageligt for ideer og der sørges altid for tilbagemeldinger.

I spørgsmålet om gode råd til andre kunder, så anbefaler Lars Peter:

• Opsæt automatiske flow hvor Batchflow selv laver konteringsflow med omkostningerne og der er styr på hvem der godkender hvad. Samtidig med at det kun er afvigelser, der skal bruges tid på.
• Foretag en grundig forberedelse overfor leverandørerne, så man kan køre e-delivering, altså ean eller peppol pga. sikkerhed og økonomi.